Con frecuencia se ha escuchado la frase, “El día debería tener más horas porque no alcanza el tiempo”, o similares, y este es un factor que muchas veces aumenta los niveles de angustia y ansiedad.
La gestión del tiempo no es tarea fácil, pero tampoco es imposible. El tiempo es una magnitud física que permite registrar acontecimientos y ordenarlos en secuencias ubicadas en el pasado, presente y futuro. Poder manejarlo, implica repartir adecuadamente el tiempo disponible que tiene una persona, en las diferentes tareas que tiene que acometer, de manera que se pueda obtener la mayor productividad posible. La priorización de la importancia de las tareas y el respeto por los ritmos de trabajo apropiados permite aumentar el volumen de trabajo realizado y maximizar el rendimiento obtenido.
Se puede decir entonces, que la cuestión está en cómo se organiza el tiempo que se tiene y qué se hace con él, esto llevará a los resultados esperados.
En fin, la gran cuestión aquí no es saber qué es la gestión del tiempo, sino poner en práctica este concepto. Especialmente en los últimos tiempos, cuando una gran parte de los trabajadores comenzó a trabajar desde casa o de forma híbrida, la gestión del tiempo se convirtió en un gran reto para los profesionales.
¿Cómo llevar a cabo la gestión del tiempo?
1. Planificar: Saber qué tareas hay por hacer, cómo se deben realizar y cuánto tiempo debería llevar cada una, permite esquematizar y conocer qué habría que hacer a continuación y evita la pérdida del tiempo.
2. Definir prioridades: Luego de saber qué hay por hacer, se debe seleccionar cuál de esas actividades deben realizarse prioritariamente, es decir, tener en cuenta fechas de entrega, dificultad, importancia y valor. Para eso resultan muy útiles los calendarios, agendas, planificadores y herramientas destinadas a la gestión de proyectos digitales y analógicas.
3. Establecer plazos: Poder establecer fechas de entrega, o tiempos tope permite una mejora en la gestión de tiempo, y funciona como incentivo para la realización de las tareas.
4. Control: Parte de administrar el tiempo tiene que ver con entender que no se tiene el control sobre muchas cosas, que imprevistos pueden surgir, lo que genere demoras o interrupciones no programadas. Lo recomendable es contar con baches o huecos en la planificación para poder destinarle ese tiempo a aquellas cosas que escapan de la manipulación humana.
5. Descentralizar el trabajo: Poder delegar también ayuda con la mejor utilización del tiempo. No sobrecargarse de tareas, permite sentirse más livianos y tranquilos a la hora de ejecutar cualquier actividad, y a la vez permite la ganancia temporal. Otro punto importante es repartir en la semana las actividades pendientes según la disponibilidad de cada día, no pretender hacerlo todo junto, sino distribuirlo también aumentará la productividad y el éxito en el resultado.
Si se desea luchar contra el burnout y el estrés excesivo y optar por una mejor calidad de vida, intentar la mejora en la gestión del tiempo es fundamental. Otros puntos a tener en cuenta pueden ser la no procrastinación y la correcta gestión emocional, factores que ayudarán con esta tarea tan difícil. Por otro lado poder registrar conscientemente en qué se gasta o se invierte el tiempo, brindará una sensación de satisfacción y placer, y funcionará como motivador de ejecución.
Desactivar notificaciones, decir que no, organizar nuestro espacio de trabajo y acumular las tareas parecidas también facilitará el aprovechamiento del tiempo, así como tomar descansos, no realizar varias tareas a la vez, y aprovechar los momentos de concentración e inspiración.
Al fin y al cabo, administrar el tiempo correctamente resulta un estado metal, en el cual hay que decidir si se quiere o no tomar control del tiempo que le pertenece a cada uno.
Referencias:
-Gestión del tiempo: En busca de la eficacia. Guillermo Ballenato Prieto.
-El ejecutivo eficaz, Peter F. Drucker
